21 วิธียอดเยี่ยมเพื่อหยุดผัดวันประกันพรุ่งและทำงานให้ได้มากในเวลาที่น้อย
ผู้แต่ง: Brian Tracy
สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ในบทนี้
1. เทคนิคบริหารเวลาที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพความสำเร็จในเรื่องส่วนตัวและการทำงาน
2. วิธีจัดลำดับงานที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างได้ผล
3. วิธีนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้ให้เป็นนิสัยติดตัวไปตลอดชีวิต
.
เราทุกคนต่างมีกบ ซึ่งหมายถึง ‘งานชิ้นสำคัญ’ ที่เราต้องจัดการทำให้เสร็จก่อน
ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด
กุญแจสู่ความสำเร็จ คือคุณต้องรีบ ‘กินกบ’ ตัวนั้นให้เร็วที่สุด
และทำด้วยใจจดจ่อ จนงานนั้นเสร็จเรียบร้อย
Brian Tracy ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลากล่าวไว้
คุณจะไม่พบแนวทางในการพัฒนาตัวเองในเชิงวิชาการ
ในแบบตารางโภชนาการในที่นี้
ข้อความในเล่มนี้คือ ‘การลงมือทำ’ ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ
ด้วยกฎที่เรียบง่าย ที่เขาได้สร้างเครื่องมือและเทคนิคไว้
เพื่อช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้า
Getabstract แนะนำหนังสือเล่มนี้เป็นอย่างยิ่ง
สำหรับคนที่ติดกับดักของการ ‘ผัดวันประกันพรุ่ง’
.
ความจริงเกี่ยวกับกบ (Amphibian on Toast)
ถ้าคุณกินกบหนึ่งตัวเป็น ๆ ทุกเช้า
คุณรู้แล้วว่านั่นจะเป็นสิ่งเลวร้ายที่สุด ที่จะเกิดขึ้นกับคุณในวันนั้น
เป็นไปได้ว่าคุณมีกบหลายตัวซ่อนอยู่
และมีอยู่ในลิสต์ที่ต้องทำอีกมากมาย
‘กบ’ คืองานชิ้นสำคัญ ที่คุณรู้ว่ามันต้องทำเป็นอย่างแรก
แต่คุณก็เลื่อนเอาไว้ทำทีหลัง ไม่ว่าด้วยเหตุใด
ถึงเวลาแล้ว ที่จะเรียนรู้วิธีขบเคี้ยวของว่างในปัญหาที่ยากนั้น
ข่าวดีก็คือ ‘มันมีโปรตีนสูง’
.
เอาล่ะ คุณไม่จำเป็นต้องกินกบตัวเป็น ๆ เพื่อให้สำเร็จในธุรกิจ
แต่คุณจำเป็นต้องรับมือกับโครงการที่สำคัญ แก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์
และมีประสิทธิภาพ
ความจริงง่าย ๆ คือ ความสามารถตั้งใจ ‘จดจ่อ’ อยู่กับงาน
ชิ้นสำคัญที่สุดและทำจนงานนั้นเสร็จเรียบร้อยก่อน
ซึ่งเป็นปัจจัยในความสำเร็จของคุณ และมันก็ชัดเจน
แต่ปัญหายุ่งยากจะเกิดขึ้น
เมื่อจุดประสงค์และเป้าหมายของคุณขาดความชัดเจนและคลุมเครือ
.
การขาดความชัดเจน สามารถเป็น ‘นักฆ่า’ คุณได้
เพราะมันทำให้คุณภาพการลงมือทำงานแย่ลง
และ ‘การลงมือทำ’ นั้นเป็นความลับสู่ความสำเร็จ
เราทุกคนต่างรู้สึกล้นหลาม
ในเวลาที่ต้องทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน
และไม่มีเวลามากพอที่จะทำให้งานทุกอย่างเสร็จได้
ให้คุณเลือกทำงานที่ท้าทายที่สุดก่อน
เลือกกินกบตัวใหญ่และน่าเกลียดในตะกร้าของคุณ
และจัดการทำมันก่อนซะ
คนที่ประสบความสำเร็จคือคนที่กระโจนเข้าใส่งานชิ้นสำคัญก่อน
และลงมือทำโดยไม่ลังเลที่จะต้องเผชิญกับงานใหญ่แต่ละจุด
ในแต่ละวัน
.
คุณจะพัฒนาความชัดเจนนี้ได้อย่างไร?
มันเป็นไปไม่ได้หากไม่มีนิสัยการทำงานที่ดี
โดยความเป็นจริง ความสำเร็จในชีวิตคุณ 95% ขึ้นอยู่กับนิสัยที่คุณบ่มเพาะ
นิสัยที่ดีจะเป็นเพื่อนแท้ของคุณ และนิสัยที่เเย่จะเป็นศัตรูที่เลวร้ายที่สุด
.
อุปนิสัยที่ทำให้สำเร็จ (Winning is The Habit)
คุณสมบัติ 3 อย่างในการสร้างนิสัยให้ประสบความสำเร็จ
ได้แก่ การตัดสินใจ การมีวินัย ความมุ่งมั่น
ตัวอย่าง เช่น นิสัย ‘การคิดลงบนกระดาษ’
คุณจะทึ่งไหม เมื่อรู้ว่ามีผู้ใหญ่แค่ 3% เท่านั้น
ใส่ใจเขียนเป้าหมายของเขาลงบนกระดาษ ?
.
นี้คือวิธีที่ทำให้คุณได้ในสิ่งที่ต้องการ
● ตัดสินใจให้แน่ชัดว่าคุณต้องการอะไร
● เขียนมันออกมา
● กำหนดเส้นตายที่คุณวางแผนว่าจะต้องทำให้เสร็จ
● เขียนรายการเป็นข้อ ๆ ที่ต้องทำให้สำเร็จ
● เปลี่ยนรายการให้อยู่ในรูปแผนงาน
● ลงมือทำเลยโดยไม่ว่อกแว่ก
● สัญญากับตัวเองว่าจะทำแต่ละเป้าหมายให้สำเร็จในทุก ๆ วัน
.
สิ่งสำคัญหลังจากนั้นคือคุณต้องก้าวต่อไป
และทำมันอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะบรรลุเป้าหมาย
การลงมือทำย่อมดีกว่าการผัดวันประกันพรุ่ง
แต่การลงมือทำโดยที่ไม่วางแผนก่อน
ก็จะนำไปสู่ความล้มเหลวและความผิดหวังได้
ดังนั้น จงเรียนรู้ที่จะวางแผนงานก่อนในทุก ๆ วัน
.
ลงมือทำตามลิสต์ที่เขียนไว้เป็นประจำ
ก่อนจะนอน ให้ร่างรายการล่วงหน้าของสิ่งที่ต้องทำ
เพื่อให้จิตใต้สำนึกจดจำไปตลอดทั้งคืนที่นอนหลับ
คิดรายการที่แตกต่างและจุดประสงค์ต้องต่างด้วย
มีรายการหลัก สร้างรายการปลายเดือนเพื่อที่จะทำในเดือนถัดไป
รายการปลายสัปดาห์เพื่อแผนทั้งสัปดาห์ล่วงหน้า
และสุดท้ายคือการวางแผนประจำวัน
จำไว้ว่ากฎ 10/90 ระบุไว้ว่า
ลงทุนเวลาวางแผนงาน 10% ก่อนจะเริ่มต้นโครงการ
จะช่วยให้คุณใช้เวลาอีก 90% ทำงานอย่างอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
.
บริหารเวลาตามหลักการพาเรโต (Pareto Style)
ในปี 1895 นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนชื่อ Vilfredo Pareto
ได้สังเกตว่า คนรวย 20% ทำเงินได้มากถึง 80%
ในขณะที่คนอีก 80% ทำได้น้อย
และในไม่นาน เขาก็ค้นพบว่าสัดส่วนนี้ล้วนสอดคล้องกับทุก ๆ กิจกรรมทางเศรษฐกิจ
20% ของกิจกรรมที่คุณทำจะสร้างผลลัพธ์ได้มากถึง 80%
ลูกค้า 20% จะทำให้ยอดขายได้มากถึง 80%
ความจริงที่แพร่หลายนี้เป็นที่รู้จักในชื่อ ‘กฎพาเรโต’
นั่นหมายความว่า ถ้าคุณมีรายการที่ต้องทำ 10 อย่าง
จะมี 2 อย่างในนั้นสร้างผลลัพธ์ได้ 80% จากรายการทั้งหมด
ตอนนี้พอคุณมองดูที่ลิสต์ คุณจะรู้สึกมีแรงกระตุ้น
ให้คุณสะสางรายการเล็ก ๆ 2-3 อย่างแรกก่อน
เพื่อที่คุณสามารถกลับมาดูรายการที่ทำเสร็จไปแล้ว
คุณจะรู้สึกถึงความสำเร็จที่เพิ่มขึ้น
แต่อย่างไรก็ตาม รายการเหล่านั้นอาจไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้อง
ในกิจกรรมทางเศรษฐกิจของคุณ และนั่นแหละที่เป็นปัญหา
.
จะทำยังไงดีล่ะ?
จำไว้ว่าส่วนที่ยากที่สุดในงานแต่ละอย่างคือ ‘การเริ่มต้น’
การบริหารเวลา (Time Management) แค่ช่วยควบคุมผลลัพธ์ในการลำดับงาน
ของเรื่องที่มีผลต่อชีวิตคุณเท่านั้น
คนที่มีประสิทธิภาพจะฝึกตัวเองให้มีวินัย
ที่จะเริ่มทำงานสำคัญที่สุดก่อนเป็นลำดับแรกเสมอ
พวกเขาฝึกบังคับให้ตัวเอง ‘กินกบ’ ตัวนั้น! เยี่ยมเลย!
.
มองในระยะยาว (Long Term Thinking)
คนที่สำเร็จ เขาจะมองการณ์ไกล
ก่อนที่คุณจะเริ่มทำโครงการ คุณถามกับตัวเองว่า
อะไรจะเกิดขึ้นถ้าไม่ทำงานชิ้นนี้?
จงอดเปรี้ยวไว้กินหวาน เพื่อจะได้อิ่มเอมกับผลลัพธ์ความสำเร็จที่ดีขึ้นในระยะยาว
หรือลองคิดดูอีกที ถ้างานนั้นจะเป็นสาเหตุที่เพิ่มความยุ่งยากในเวลาต่อมา
.
นักพูดสร้างแรงบันดาลใจชื่อ Dennis Waitley กล่าวว่า
‘ผู้แพ้’ ทำในสิ่งที่ผ่อนคลายความเครียดให้ตัวเอง
ในขณะที่ ‘ผู้ชนะ’ ทำสิ่งที่ทำให้ตัวเองไปสู่เป้าหมาย
จำไว้ว่า รากศัพท์ของคำว่า ‘แรงจูงใจ’
คือการกระตุ้นลงมือทำ
ถ้าอยากสำเร็จ ให้คุณกระตุ้นตัวเองด้วยการลงมือทำในสิ่งที่คุณเลือก
.
เรียงลำดับแบบ ABCD (The ABCs of Success)
ความสำเร็จง่ายเหมือนเรียงลำดับ ABC หรือเปล่า?
ไม่หรอก คุณต้องเพิ่ม D และ E ลงไปด้วย
ใช้เทคนิคการจัดลำดับ ABCD เป็นเครื่องมืออันทรงพลัง
เพื่อช่วยให้คุณสร้างลำดับความสำคัญงานในแต่ละวันได้
วิธีการคือ
● ทำลิสต์ออกมาเป็นข้อ ๆ
● ใส่ตัวอักษร A, B, C, D หรือ E ไว้ข้างหน้าแต่ละรายการ
● ทำรายการแต่ละข้อตามลำดับตัวอักษรให้เสร็จเรียบร้อย
ตัวอักษร A คืองานที่คุณต้องทำด่วนที่สุด
หรือถ้าทำไม่เสร็จแล้วจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ซีเรียสตามมาได้
B คือสิ่งที่ควรทำรองลงมา แต่อาจจะไม่สำคัญมากเท่ากับข้อ A
C คืองานที่ทำก็น่าจะดี แต่ก็ไม่ได้มีผลกระทบอะไรเลยแม้แต่น้อย
D คืองานที่คุณสามารถกระจายให้คนอื่นช่วยทำได้
เพื่อให้คุณมีเวลาว่างไปทำงานอื่น
ที่งานนั้นมีแค่คุณ ‘คนเดียว’ สามารถทำได้
E คืองานที่คุณกำจัดออกไปได้
มันอาจจะเคยมีความสำคัญ แต่ตอนนี้ไม่อีกแล้ว
คุณอาจมีงานสำคัญมากกว่าหนึ่งอย่างในกลุ่ม A
ให้เขียนย่อยลงมาตามลำดับเป็นข้อ ๆ เช่น A-1, A-2, A-3
ฝึกวิธีเรียงลำดับ ABCD ในทุก ๆ วัน
แล้วคุณจะประหลาดใจกับผลกระทบทางบวกที่ได้ในชีวิตการทำงานของคุณ
.
กุญแจสำคัญในหน้าที่หลัก (Key Result Areas)
การเพิ่มประสิทธิภาพในตัวเอง ต้องถามว่า
‘ทำไมบริษัทจึงจ้างคุณ’ คนส่วนมากไม่แน่ใจว่าทำไมบริษัทจ้างเขา
เห็นได้ชัดเจนเลยก็คือ ‘คุณถูกจ้างเพื่อให้สร้างผลลัพธ์’
ในงานส่วนมากมีผลลัพธ์บางอย่างที่เจาะจงว่าต้องทำให้สำเร็จ
เพื่อพัฒนาความสามารถในการทำงาน
คุณต้องระบุว่าอะไรคือหน้าที่หลักสำคัญในงานนั้น
นี้คือตัวอย่าง หน้าที่หลักงานขาย
● การหาลูกค้า
● การนำเสนอ
● การปิดการขาย
● บริการงานขายเพื่อรักษาฐานลูกค้า
● บริหารจัดการงานเอกสาร
ระบุหน้าที่หลักของคุณ
และให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรทรัพยากรใช้งานนั้นได้อย่างเหมาะสม
จากนั้นให้คะแนนตัวเองในแต่ละหน้าที่หลัก
หน้าที่หลักที่เป็นจุดอ่อนของคุณ
เป็นตัวกำหนดเพดานของทักษะอื่น ๆ
เช่น ผู้จัดการที่ไม่สามารถกระจายงานให้คนอื่นทำแทนได้
จะพบว่าทักษะนี้ ฉุดรั้งความสามารถในการทำงานของเขาลดลง
และการจะพัฒนาไปสู่ทักษะด้านอื่น ๆ
จุดอ่อนในหน้าที่หลักของคุณ
คือสิ่งที่เหนี่ยวรั้งคุณออกจากทักษะสำคัญอื่น ๆ และคุณค่าในตัวคุณ
.
อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณพัฒนาจุดอ่อนนี้ได้
คุณก็จะพัฒนาความสามารถด้านอื่นไปโดยรวม
ทุก ๆ คนมีจุดอ่อน จงระบุจุดอ่อนของคุณและทำให้มันแข็งแกร่งขึ้น
ถามตัวเองว่า ‘อะไรคือทักษะที่ฉันสามารถพัฒนาเพื่อจะส่งผลกระทบแง่บวก
ต่องานของฉันมากที่สุด’? เก่งคอมพิวเตอร์?
เรียนภาษาอื่น ๆ?
ทุกทักษะล้วนเป็นสิ่งที่ ‘สามารถเรียนรู้’ ได้
ตั้งเป้าง่าย ๆ ในสิ่งที่คุณเป็นจำต้องปรับปรุงและอยากก้าวหน้า
.
กฎแห่งการถูกบังคับอย่างมีประสิทธิภาพ (The Law of Forced Efficiency)
เป็นไปได้ว่าคุณไม่ชอบเเนวคิดการบังคับให้ทำบางสิ่ง
กฎแห่งการถูกบังคับ มีความเกี่ยวข้องในงาน
เพื่อที่คุณจะอนุญาตให้คุณมีเวลาทำสิ่งนั้น
ถ้าคุณมีเวลาทำงาน 2 วัน คุณก็ทำ 2 วันหรืออาจจะมากกว่านั้น
แต่ความจริงอีกด้านคือ ถ้าคุณต้องทำงาน 2 อย่างให้เสร็จภายในเวลา 1 วัน
คุณก็จะหาทางทำงานนั้นให้เสร็จจนได้
กฎการถูกบังคับเป็นอะไรง่าย ๆ ที่ทำให้คุณเข้าใจว่า
คุณจะไม่เคยมีเวลาเพียงพอที่จะทำทุกสิ่งที่อยากทำ
เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่น่าเศร้านี้ ให้คุณถามคำถามต่อไปนี้เป็นระยะ ๆ
● อะไรคืองานที่มีค่าที่สุดสำหรับฉัน?
● อะไรคืองานที่ฉันสามารถทำได้คนเดียวและก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง?
● อะไรคือการใช้เวลาที่ดีที่สุดในตอนนี้?
ถ้าตอบคำถามเหล่านี้ได้ มันก็จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้
ดังคำกล่าวของ Goethe ที่ว่า ‘สิ่งที่สำคัญมากที่สุด ต้องไม่อยู่ภายใต้สิ่งสำคัญน้อยที่สุด’
ระบุข้อจำกัด (Identify Your Key Constraints)
คุณมีเป้าหมายและก็ยังทำมันไม่สำเร็จ อะไรคือสิ่งที่ฉุดรั้งคุณไว้?
ตอบคำถามเหล่านั้น เพื่อจะพบจุดบอดที่เป็นข้อจำกัดในตัวคุณ
เพื่อความสำเร็จในวันข้างหน้า
จริง ๆ คุณต้องตอบอย่างตรงไปตรงมา
.
ข้อจำกัดมักจะมีผลต่อความสำเร็จของงาน
ระบุปัจจัยเหล่านี้ที่เป็นข้อจำกัดของคุณ
และอะไรที่ทำให้งานอื่น ๆ ทำได้อย่างราบรื่นมากกว่านี้
ถ้าคุณสามารถแก้ปัญหาสิ่งที่เป็นตัวขัดขวางคุณได้
คุณก็สามารถทำด้วยขั้นตอนแบบนี้ได้กับงานอื่นอย่างเป็นธรรมชาติ
.
นี่คือกฎ 80-20 นำมาประยุกต์
ปัญหาที่เจอ 80% เกิดจากอุปสรรค 20%
ดังนั้น อะไรคือสิ่งที่คุณควรจะโฟกัสกับมัน?
ถามตัวเองว่า ‘มีอะไรในตัวฉันที่ฉุดรั้งฉันไว้’?
คุณอย่าโทษคนอื่น และจงรับผิดชอบตัวคุณเอง
และระบุในจุดที่คุณจำเป็นจะต้องปรับปรุง
เป็นกองเชียร์ให้ตัวเอง (Becoming Your Own Cheerleader)
การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่ท้าทายเสมอ
การเจอสิ่งท้าทาย ทำให้คุณกลายเป็นคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คุณจะได้รับการสนับสนุนจากเชียร์ลีดเดอร์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของโลก
นั่นคือ ‘ตัวคุณ’ เอง
หยิบ Pom Pom แล้วเชียร์ให้ตัวเอง และจำสิ่งเหล่านี้
• เป็นคนคิดบวก (Become An Eternal Optimist)
เมื่อคุณเป็นตัวของตัวเองอย่างแท้จริง
คุณจะไม่รู้สึกซึมเศร้า สงสาร หรือรู้สึกแย่กับตัวเอง
คุณจะโต้ตอบกับคนอื่นด้วยท่าทาง คำพูดจา และแสดงไปในทางบวก
มีความหนักแน่นและไม่รู้สึกสะทกสะท้านกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ มากมาย
ที่คอยเข้ามากวนใจในชีวิตประจำวัน
• พูดกับตัวเองในเเง่บวกอยู่เสมอ (Always Talk to Yourself Positively)
เช่น ‘ฉันชอบตัวฉันจังเลย’ ‘ฉันเป็นคนมั่นใจในตัวเอง’
‘ฉันเป็นคนมุ่งมั่น’ พูดซํ้าแล้วซํ้าเล่า
สร้างคำยืนยันในเชิงบวก จนเชื่อว่ามันจะกลายเป็นจริง
• เห็นทางออกในทุกปัญหา (Resolve to Remain Cheerful and Upbeat)
คนคิดบวก มองหาแง่ดีในทุก ๆ สถานการณ์
เขามองหา ‘บทเรียน’ ที่ได้รับจากสิ่งนั้น
และเชื่อว่า ความยากลำบากนั้นไม่ได้เป็นตัวกีดขวาง
แต่มันคือบทเรียน
• นึกภาพเป้าหมาย (Visualize Your Goals)
จินตนาการว่าตัวเองนั่งอยู่ในห้องทำงานส่วนตัว
ที่มีชื่อของคุณเป็นเจ้าของ
.
การกินกบหมายถึง การมีทัศนคติด้านบวกและทำงานที่ ‘ยาก’ ที่สุดก่อนเป็นลำดับแรก
เพราะคุณไม่สามารถทำทุกสิ่งอย่างได้
คุณจึงต้องฝึกผัดวันประกันพรุ่งอย่างสร้างสรรค์
เลื่อนทำในสิ่งที่ให้ผลลัพธ์น้อยก่อน
แบ่งงานใหญ่ออกเป็นทีละส่วน แล้วค่อย ๆ ทำทีละอย่าง
ทำงานด้วยความกระตือรือร้น รู้ว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง (Sense of Urgency)
ทั้งหมดคือสิ่งที่คุณต้องจำ
เพื่อให้งานธุรกิจและชีวิตของคุณประสบความสำเร็จ
คือการเรียนรู้ที่จะ ‘กินกบตัวนั้น’ ก่อนในทุก ๆ วัน
.
สาระสำคัญ
• หากคุณต้องการควบคุมชีวิตตัวเอง จงเปลี่ยนวิธีการทำงาน
• การลงมือทำเป็นกุญแจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ
• คนที่ทำสิ่งแตกต่างได้ดีกว่า เป็นเพราะเขาทำในสิ่งที่ถูกต้อง
• การกินกบหมายถึง คุณระบุงานชิ้นสำคัญที่สุดก่อน
และจัดการทำด้วยใจจดจ่อแน่วแน่ จนกระทั่งงานเสร็จเรียบร้อย
• เริ่มลงมือทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
• ความสามารถจดจ่ออยู่กับงานที่สำคัญที่สุด จะเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของคุณ
• คนที่ล้มเหลวเป็นเพราะเป้าหมายของเขาไม่ชัดเจน
• สุดยอดกฎแห่งความสำเร็จคือการคิดและจดเป้าหมายของคุณลงบนกระดาษ
• ทุก ๆ คืนก่อนนอน เขียนรายการสิ่งที่คุณอยากจะทำให้สำเร็จของวันถัดไป
มีรายการหลัก โดยแบ่งออกเป็นลิสต์รายเดือน รายสัปดาห์ และประจำวัน
• ระบุทักษะหนึ่งอย่าง ถ้าคุณพัฒนาแล้ว
มันจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จในหน้าที่การงานของคุณ
ผู้แต่ง: Brian Tracy
สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ในบทนี้
1. เทคนิคบริหารเวลาที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพความสำเร็จในเรื่องส่วนตัวและการทำงาน
2. วิธีจัดลำดับงานที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างได้ผล
3. วิธีนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้ให้เป็นนิสัยติดตัวไปตลอดชีวิต
.
เราทุกคนต่างมีกบ ซึ่งหมายถึง ‘งานชิ้นสำคัญ’ ที่เราต้องจัดการทำให้เสร็จก่อน
ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด
กุญแจสู่ความสำเร็จ คือคุณต้องรีบ ‘กินกบ’ ตัวนั้นให้เร็วที่สุด
และทำด้วยใจจดจ่อ จนงานนั้นเสร็จเรียบร้อย
Brian Tracy ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลากล่าวไว้
คุณจะไม่พบแนวทางในการพัฒนาตัวเองในเชิงวิชาการ
ในแบบตารางโภชนาการในที่นี้
ข้อความในเล่มนี้คือ ‘การลงมือทำ’ ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ
ด้วยกฎที่เรียบง่าย ที่เขาได้สร้างเครื่องมือและเทคนิคไว้
เพื่อช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้า
Getabstract แนะนำหนังสือเล่มนี้เป็นอย่างยิ่ง
สำหรับคนที่ติดกับดักของการ ‘ผัดวันประกันพรุ่ง’
.
ความจริงเกี่ยวกับกบ (Amphibian on Toast)
ถ้าคุณกินกบหนึ่งตัวเป็น ๆ ทุกเช้า
คุณรู้แล้วว่านั่นจะเป็นสิ่งเลวร้ายที่สุด ที่จะเกิดขึ้นกับคุณในวันนั้น
เป็นไปได้ว่าคุณมีกบหลายตัวซ่อนอยู่
และมีอยู่ในลิสต์ที่ต้องทำอีกมากมาย
‘กบ’ คืองานชิ้นสำคัญ ที่คุณรู้ว่ามันต้องทำเป็นอย่างแรก
แต่คุณก็เลื่อนเอาไว้ทำทีหลัง ไม่ว่าด้วยเหตุใด
ถึงเวลาแล้ว ที่จะเรียนรู้วิธีขบเคี้ยวของว่างในปัญหาที่ยากนั้น
ข่าวดีก็คือ ‘มันมีโปรตีนสูง’
.
เอาล่ะ คุณไม่จำเป็นต้องกินกบตัวเป็น ๆ เพื่อให้สำเร็จในธุรกิจ
แต่คุณจำเป็นต้องรับมือกับโครงการที่สำคัญ แก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์
และมีประสิทธิภาพ
ความจริงง่าย ๆ คือ ความสามารถตั้งใจ ‘จดจ่อ’ อยู่กับงาน
ชิ้นสำคัญที่สุดและทำจนงานนั้นเสร็จเรียบร้อยก่อน
ซึ่งเป็นปัจจัยในความสำเร็จของคุณ และมันก็ชัดเจน
แต่ปัญหายุ่งยากจะเกิดขึ้น
เมื่อจุดประสงค์และเป้าหมายของคุณขาดความชัดเจนและคลุมเครือ
.
การขาดความชัดเจน สามารถเป็น ‘นักฆ่า’ คุณได้
เพราะมันทำให้คุณภาพการลงมือทำงานแย่ลง
และ ‘การลงมือทำ’ นั้นเป็นความลับสู่ความสำเร็จ
เราทุกคนต่างรู้สึกล้นหลาม
ในเวลาที่ต้องทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน
และไม่มีเวลามากพอที่จะทำให้งานทุกอย่างเสร็จได้
ให้คุณเลือกทำงานที่ท้าทายที่สุดก่อน
เลือกกินกบตัวใหญ่และน่าเกลียดในตะกร้าของคุณ
และจัดการทำมันก่อนซะ
คนที่ประสบความสำเร็จคือคนที่กระโจนเข้าใส่งานชิ้นสำคัญก่อน
และลงมือทำโดยไม่ลังเลที่จะต้องเผชิญกับงานใหญ่แต่ละจุด
ในแต่ละวัน
.
คุณจะพัฒนาความชัดเจนนี้ได้อย่างไร?
มันเป็นไปไม่ได้หากไม่มีนิสัยการทำงานที่ดี
โดยความเป็นจริง ความสำเร็จในชีวิตคุณ 95% ขึ้นอยู่กับนิสัยที่คุณบ่มเพาะ
นิสัยที่ดีจะเป็นเพื่อนแท้ของคุณ และนิสัยที่เเย่จะเป็นศัตรูที่เลวร้ายที่สุด
.
อุปนิสัยที่ทำให้สำเร็จ (Winning is The Habit)
คุณสมบัติ 3 อย่างในการสร้างนิสัยให้ประสบความสำเร็จ
ได้แก่ การตัดสินใจ การมีวินัย ความมุ่งมั่น
ตัวอย่าง เช่น นิสัย ‘การคิดลงบนกระดาษ’
คุณจะทึ่งไหม เมื่อรู้ว่ามีผู้ใหญ่แค่ 3% เท่านั้น
ใส่ใจเขียนเป้าหมายของเขาลงบนกระดาษ ?
.
นี้คือวิธีที่ทำให้คุณได้ในสิ่งที่ต้องการ
● ตัดสินใจให้แน่ชัดว่าคุณต้องการอะไร
● เขียนมันออกมา
● กำหนดเส้นตายที่คุณวางแผนว่าจะต้องทำให้เสร็จ
● เขียนรายการเป็นข้อ ๆ ที่ต้องทำให้สำเร็จ
● เปลี่ยนรายการให้อยู่ในรูปแผนงาน
● ลงมือทำเลยโดยไม่ว่อกแว่ก
● สัญญากับตัวเองว่าจะทำแต่ละเป้าหมายให้สำเร็จในทุก ๆ วัน
.
สิ่งสำคัญหลังจากนั้นคือคุณต้องก้าวต่อไป
และทำมันอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะบรรลุเป้าหมาย
การลงมือทำย่อมดีกว่าการผัดวันประกันพรุ่ง
แต่การลงมือทำโดยที่ไม่วางแผนก่อน
ก็จะนำไปสู่ความล้มเหลวและความผิดหวังได้
ดังนั้น จงเรียนรู้ที่จะวางแผนงานก่อนในทุก ๆ วัน
.
ลงมือทำตามลิสต์ที่เขียนไว้เป็นประจำ
ก่อนจะนอน ให้ร่างรายการล่วงหน้าของสิ่งที่ต้องทำ
เพื่อให้จิตใต้สำนึกจดจำไปตลอดทั้งคืนที่นอนหลับ
คิดรายการที่แตกต่างและจุดประสงค์ต้องต่างด้วย
มีรายการหลัก สร้างรายการปลายเดือนเพื่อที่จะทำในเดือนถัดไป
รายการปลายสัปดาห์เพื่อแผนทั้งสัปดาห์ล่วงหน้า
และสุดท้ายคือการวางแผนประจำวัน
จำไว้ว่ากฎ 10/90 ระบุไว้ว่า
ลงทุนเวลาวางแผนงาน 10% ก่อนจะเริ่มต้นโครงการ
จะช่วยให้คุณใช้เวลาอีก 90% ทำงานอย่างอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
.
บริหารเวลาตามหลักการพาเรโต (Pareto Style)
ในปี 1895 นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนชื่อ Vilfredo Pareto
ได้สังเกตว่า คนรวย 20% ทำเงินได้มากถึง 80%
ในขณะที่คนอีก 80% ทำได้น้อย
และในไม่นาน เขาก็ค้นพบว่าสัดส่วนนี้ล้วนสอดคล้องกับทุก ๆ กิจกรรมทางเศรษฐกิจ
20% ของกิจกรรมที่คุณทำจะสร้างผลลัพธ์ได้มากถึง 80%
ลูกค้า 20% จะทำให้ยอดขายได้มากถึง 80%
ความจริงที่แพร่หลายนี้เป็นที่รู้จักในชื่อ ‘กฎพาเรโต’
นั่นหมายความว่า ถ้าคุณมีรายการที่ต้องทำ 10 อย่าง
จะมี 2 อย่างในนั้นสร้างผลลัพธ์ได้ 80% จากรายการทั้งหมด
ตอนนี้พอคุณมองดูที่ลิสต์ คุณจะรู้สึกมีแรงกระตุ้น
ให้คุณสะสางรายการเล็ก ๆ 2-3 อย่างแรกก่อน
เพื่อที่คุณสามารถกลับมาดูรายการที่ทำเสร็จไปแล้ว
คุณจะรู้สึกถึงความสำเร็จที่เพิ่มขึ้น
แต่อย่างไรก็ตาม รายการเหล่านั้นอาจไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้อง
ในกิจกรรมทางเศรษฐกิจของคุณ และนั่นแหละที่เป็นปัญหา
.
จะทำยังไงดีล่ะ?
จำไว้ว่าส่วนที่ยากที่สุดในงานแต่ละอย่างคือ ‘การเริ่มต้น’
การบริหารเวลา (Time Management) แค่ช่วยควบคุมผลลัพธ์ในการลำดับงาน
ของเรื่องที่มีผลต่อชีวิตคุณเท่านั้น
คนที่มีประสิทธิภาพจะฝึกตัวเองให้มีวินัย
ที่จะเริ่มทำงานสำคัญที่สุดก่อนเป็นลำดับแรกเสมอ
พวกเขาฝึกบังคับให้ตัวเอง ‘กินกบ’ ตัวนั้น! เยี่ยมเลย!
.
มองในระยะยาว (Long Term Thinking)
คนที่สำเร็จ เขาจะมองการณ์ไกล
ก่อนที่คุณจะเริ่มทำโครงการ คุณถามกับตัวเองว่า
อะไรจะเกิดขึ้นถ้าไม่ทำงานชิ้นนี้?
จงอดเปรี้ยวไว้กินหวาน เพื่อจะได้อิ่มเอมกับผลลัพธ์ความสำเร็จที่ดีขึ้นในระยะยาว
หรือลองคิดดูอีกที ถ้างานนั้นจะเป็นสาเหตุที่เพิ่มความยุ่งยากในเวลาต่อมา
.
นักพูดสร้างแรงบันดาลใจชื่อ Dennis Waitley กล่าวว่า
‘ผู้แพ้’ ทำในสิ่งที่ผ่อนคลายความเครียดให้ตัวเอง
ในขณะที่ ‘ผู้ชนะ’ ทำสิ่งที่ทำให้ตัวเองไปสู่เป้าหมาย
จำไว้ว่า รากศัพท์ของคำว่า ‘แรงจูงใจ’
คือการกระตุ้นลงมือทำ
ถ้าอยากสำเร็จ ให้คุณกระตุ้นตัวเองด้วยการลงมือทำในสิ่งที่คุณเลือก
.
เรียงลำดับแบบ ABCD (The ABCs of Success)
ความสำเร็จง่ายเหมือนเรียงลำดับ ABC หรือเปล่า?
ไม่หรอก คุณต้องเพิ่ม D และ E ลงไปด้วย
ใช้เทคนิคการจัดลำดับ ABCD เป็นเครื่องมืออันทรงพลัง
เพื่อช่วยให้คุณสร้างลำดับความสำคัญงานในแต่ละวันได้
วิธีการคือ
● ทำลิสต์ออกมาเป็นข้อ ๆ
● ใส่ตัวอักษร A, B, C, D หรือ E ไว้ข้างหน้าแต่ละรายการ
● ทำรายการแต่ละข้อตามลำดับตัวอักษรให้เสร็จเรียบร้อย
ตัวอักษร A คืองานที่คุณต้องทำด่วนที่สุด
หรือถ้าทำไม่เสร็จแล้วจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ซีเรียสตามมาได้
B คือสิ่งที่ควรทำรองลงมา แต่อาจจะไม่สำคัญมากเท่ากับข้อ A
C คืองานที่ทำก็น่าจะดี แต่ก็ไม่ได้มีผลกระทบอะไรเลยแม้แต่น้อย
D คืองานที่คุณสามารถกระจายให้คนอื่นช่วยทำได้
เพื่อให้คุณมีเวลาว่างไปทำงานอื่น
ที่งานนั้นมีแค่คุณ ‘คนเดียว’ สามารถทำได้
E คืองานที่คุณกำจัดออกไปได้
มันอาจจะเคยมีความสำคัญ แต่ตอนนี้ไม่อีกแล้ว
คุณอาจมีงานสำคัญมากกว่าหนึ่งอย่างในกลุ่ม A
ให้เขียนย่อยลงมาตามลำดับเป็นข้อ ๆ เช่น A-1, A-2, A-3
ฝึกวิธีเรียงลำดับ ABCD ในทุก ๆ วัน
แล้วคุณจะประหลาดใจกับผลกระทบทางบวกที่ได้ในชีวิตการทำงานของคุณ
.
กุญแจสำคัญในหน้าที่หลัก (Key Result Areas)
การเพิ่มประสิทธิภาพในตัวเอง ต้องถามว่า
‘ทำไมบริษัทจึงจ้างคุณ’ คนส่วนมากไม่แน่ใจว่าทำไมบริษัทจ้างเขา
เห็นได้ชัดเจนเลยก็คือ ‘คุณถูกจ้างเพื่อให้สร้างผลลัพธ์’
ในงานส่วนมากมีผลลัพธ์บางอย่างที่เจาะจงว่าต้องทำให้สำเร็จ
เพื่อพัฒนาความสามารถในการทำงาน
คุณต้องระบุว่าอะไรคือหน้าที่หลักสำคัญในงานนั้น
นี้คือตัวอย่าง หน้าที่หลักงานขาย
● การหาลูกค้า
● การนำเสนอ
● การปิดการขาย
● บริการงานขายเพื่อรักษาฐานลูกค้า
● บริหารจัดการงานเอกสาร
ระบุหน้าที่หลักของคุณ
และให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรทรัพยากรใช้งานนั้นได้อย่างเหมาะสม
จากนั้นให้คะแนนตัวเองในแต่ละหน้าที่หลัก
หน้าที่หลักที่เป็นจุดอ่อนของคุณ
เป็นตัวกำหนดเพดานของทักษะอื่น ๆ
เช่น ผู้จัดการที่ไม่สามารถกระจายงานให้คนอื่นทำแทนได้
จะพบว่าทักษะนี้ ฉุดรั้งความสามารถในการทำงานของเขาลดลง
และการจะพัฒนาไปสู่ทักษะด้านอื่น ๆ
จุดอ่อนในหน้าที่หลักของคุณ
คือสิ่งที่เหนี่ยวรั้งคุณออกจากทักษะสำคัญอื่น ๆ และคุณค่าในตัวคุณ
.
อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณพัฒนาจุดอ่อนนี้ได้
คุณก็จะพัฒนาความสามารถด้านอื่นไปโดยรวม
ทุก ๆ คนมีจุดอ่อน จงระบุจุดอ่อนของคุณและทำให้มันแข็งแกร่งขึ้น
ถามตัวเองว่า ‘อะไรคือทักษะที่ฉันสามารถพัฒนาเพื่อจะส่งผลกระทบแง่บวก
ต่องานของฉันมากที่สุด’? เก่งคอมพิวเตอร์?
เรียนภาษาอื่น ๆ?
ทุกทักษะล้วนเป็นสิ่งที่ ‘สามารถเรียนรู้’ ได้
ตั้งเป้าง่าย ๆ ในสิ่งที่คุณเป็นจำต้องปรับปรุงและอยากก้าวหน้า
.
กฎแห่งการถูกบังคับอย่างมีประสิทธิภาพ (The Law of Forced Efficiency)
เป็นไปได้ว่าคุณไม่ชอบเเนวคิดการบังคับให้ทำบางสิ่ง
กฎแห่งการถูกบังคับ มีความเกี่ยวข้องในงาน
เพื่อที่คุณจะอนุญาตให้คุณมีเวลาทำสิ่งนั้น
ถ้าคุณมีเวลาทำงาน 2 วัน คุณก็ทำ 2 วันหรืออาจจะมากกว่านั้น
แต่ความจริงอีกด้านคือ ถ้าคุณต้องทำงาน 2 อย่างให้เสร็จภายในเวลา 1 วัน
คุณก็จะหาทางทำงานนั้นให้เสร็จจนได้
กฎการถูกบังคับเป็นอะไรง่าย ๆ ที่ทำให้คุณเข้าใจว่า
คุณจะไม่เคยมีเวลาเพียงพอที่จะทำทุกสิ่งที่อยากทำ
เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่น่าเศร้านี้ ให้คุณถามคำถามต่อไปนี้เป็นระยะ ๆ
● อะไรคืองานที่มีค่าที่สุดสำหรับฉัน?
● อะไรคืองานที่ฉันสามารถทำได้คนเดียวและก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง?
● อะไรคือการใช้เวลาที่ดีที่สุดในตอนนี้?
ถ้าตอบคำถามเหล่านี้ได้ มันก็จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้
ดังคำกล่าวของ Goethe ที่ว่า ‘สิ่งที่สำคัญมากที่สุด ต้องไม่อยู่ภายใต้สิ่งสำคัญน้อยที่สุด’
ระบุข้อจำกัด (Identify Your Key Constraints)
คุณมีเป้าหมายและก็ยังทำมันไม่สำเร็จ อะไรคือสิ่งที่ฉุดรั้งคุณไว้?
ตอบคำถามเหล่านั้น เพื่อจะพบจุดบอดที่เป็นข้อจำกัดในตัวคุณ
เพื่อความสำเร็จในวันข้างหน้า
จริง ๆ คุณต้องตอบอย่างตรงไปตรงมา
.
ข้อจำกัดมักจะมีผลต่อความสำเร็จของงาน
ระบุปัจจัยเหล่านี้ที่เป็นข้อจำกัดของคุณ
และอะไรที่ทำให้งานอื่น ๆ ทำได้อย่างราบรื่นมากกว่านี้
ถ้าคุณสามารถแก้ปัญหาสิ่งที่เป็นตัวขัดขวางคุณได้
คุณก็สามารถทำด้วยขั้นตอนแบบนี้ได้กับงานอื่นอย่างเป็นธรรมชาติ
.
นี่คือกฎ 80-20 นำมาประยุกต์
ปัญหาที่เจอ 80% เกิดจากอุปสรรค 20%
ดังนั้น อะไรคือสิ่งที่คุณควรจะโฟกัสกับมัน?
ถามตัวเองว่า ‘มีอะไรในตัวฉันที่ฉุดรั้งฉันไว้’?
คุณอย่าโทษคนอื่น และจงรับผิดชอบตัวคุณเอง
และระบุในจุดที่คุณจำเป็นจะต้องปรับปรุง
เป็นกองเชียร์ให้ตัวเอง (Becoming Your Own Cheerleader)
การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่ท้าทายเสมอ
การเจอสิ่งท้าทาย ทำให้คุณกลายเป็นคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คุณจะได้รับการสนับสนุนจากเชียร์ลีดเดอร์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของโลก
นั่นคือ ‘ตัวคุณ’ เอง
หยิบ Pom Pom แล้วเชียร์ให้ตัวเอง และจำสิ่งเหล่านี้
• เป็นคนคิดบวก (Become An Eternal Optimist)
เมื่อคุณเป็นตัวของตัวเองอย่างแท้จริง
คุณจะไม่รู้สึกซึมเศร้า สงสาร หรือรู้สึกแย่กับตัวเอง
คุณจะโต้ตอบกับคนอื่นด้วยท่าทาง คำพูดจา และแสดงไปในทางบวก
มีความหนักแน่นและไม่รู้สึกสะทกสะท้านกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ มากมาย
ที่คอยเข้ามากวนใจในชีวิตประจำวัน
• พูดกับตัวเองในเเง่บวกอยู่เสมอ (Always Talk to Yourself Positively)
เช่น ‘ฉันชอบตัวฉันจังเลย’ ‘ฉันเป็นคนมั่นใจในตัวเอง’
‘ฉันเป็นคนมุ่งมั่น’ พูดซํ้าแล้วซํ้าเล่า
สร้างคำยืนยันในเชิงบวก จนเชื่อว่ามันจะกลายเป็นจริง
• เห็นทางออกในทุกปัญหา (Resolve to Remain Cheerful and Upbeat)
คนคิดบวก มองหาแง่ดีในทุก ๆ สถานการณ์
เขามองหา ‘บทเรียน’ ที่ได้รับจากสิ่งนั้น
และเชื่อว่า ความยากลำบากนั้นไม่ได้เป็นตัวกีดขวาง
แต่มันคือบทเรียน
• นึกภาพเป้าหมาย (Visualize Your Goals)
จินตนาการว่าตัวเองนั่งอยู่ในห้องทำงานส่วนตัว
ที่มีชื่อของคุณเป็นเจ้าของ
.
การกินกบหมายถึง การมีทัศนคติด้านบวกและทำงานที่ ‘ยาก’ ที่สุดก่อนเป็นลำดับแรก
เพราะคุณไม่สามารถทำทุกสิ่งอย่างได้
คุณจึงต้องฝึกผัดวันประกันพรุ่งอย่างสร้างสรรค์
เลื่อนทำในสิ่งที่ให้ผลลัพธ์น้อยก่อน
แบ่งงานใหญ่ออกเป็นทีละส่วน แล้วค่อย ๆ ทำทีละอย่าง
ทำงานด้วยความกระตือรือร้น รู้ว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง (Sense of Urgency)
ทั้งหมดคือสิ่งที่คุณต้องจำ
เพื่อให้งานธุรกิจและชีวิตของคุณประสบความสำเร็จ
คือการเรียนรู้ที่จะ ‘กินกบตัวนั้น’ ก่อนในทุก ๆ วัน
.
สาระสำคัญ
• หากคุณต้องการควบคุมชีวิตตัวเอง จงเปลี่ยนวิธีการทำงาน
• การลงมือทำเป็นกุญแจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ
• คนที่ทำสิ่งแตกต่างได้ดีกว่า เป็นเพราะเขาทำในสิ่งที่ถูกต้อง
• การกินกบหมายถึง คุณระบุงานชิ้นสำคัญที่สุดก่อน
และจัดการทำด้วยใจจดจ่อแน่วแน่ จนกระทั่งงานเสร็จเรียบร้อย
• เริ่มลงมือทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
• ความสามารถจดจ่ออยู่กับงานที่สำคัญที่สุด จะเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของคุณ
• คนที่ล้มเหลวเป็นเพราะเป้าหมายของเขาไม่ชัดเจน
• สุดยอดกฎแห่งความสำเร็จคือการคิดและจดเป้าหมายของคุณลงบนกระดาษ
• ทุก ๆ คืนก่อนนอน เขียนรายการสิ่งที่คุณอยากจะทำให้สำเร็จของวันถัดไป
มีรายการหลัก โดยแบ่งออกเป็นลิสต์รายเดือน รายสัปดาห์ และประจำวัน
• ระบุทักษะหนึ่งอย่าง ถ้าคุณพัฒนาแล้ว
มันจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จในหน้าที่การงานของคุณ
